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E-Mails müssen rechtssicher archiviert werden


Viele Unternehmer wissen nicht, dass die Finanzverwaltung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 anlässlich einer Betriebsprüfung weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme des Unternehmens einfordern können.


Die Zeiten, in denen die Email-Kommunikation ein rechtsfreier Raum war, in dem der juristische Ausnahmezustand galt, sind lange vorbei. Inzwischen wissen auch die Behörden, was E-Mail ist und setzten diese moderne Art der Kommunikation selbstverständlich auch in Vorschriften um. Diese Gesetze und Richtlinien sind weitestgehend unbekannt - aber trotz allem auch für Unternehmen verbindlich.

Es kommt dabei nicht selten vor, das der Betriebsprüfer beschließt, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren.

Das heißt für Sie als Unternehmer, wenn Ihr Unternehmen geprüft wird:

Dem Prüfer müssen alle Unterlagen und Dokumente (wie z.B. E-Mails inkl. Anhänge) in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, denn: Im E-Business muss die Email-Kommunikation samt Anhang mit steuerlich relevantem Inhalt während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht gemäß §147 Abs. 2 AO nicht mehr aus.

Eine mögliche Lösung bietet OLXSolutions und präsentiert mit OLXConvert eine rechtssichere Langzeit-Archivierung Ihrer elektronischer Kommunikation, inklusive der angehängten Dokumente im universellen PDF (/A)-Format. OLXConvert konvertiert Email-Nachrichten inklusive Anlagen (Attachments) in PDF-Dokumente- jetzt auch Outlook 2007 und Windows Vista-ready.

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